Экстренный перевод регучёта в «1С:ERP»: ноу-хау ВЦ «Раздолье»

О ноу-хау рассказывает
руководитель проектов
ВЦ «Раздолье» Вера Пикурен

         Идея сделать такой типовой переход витала у нас в компании довольно давно, поскольку на оборонных предприятиях, на которых мы реализуем проекты с 2014 года, мы столкнулись с тем, что эти предприятия в части расчёта себестоимости, управления затратами, регламентированного учёта очень похожи. То есть у них похожи документооборот, терминология, ситуации, в которых они работают. И, соответственно, постепенно у нас даже сформировался костяк доработок. На каких-то проектах мы начали эти доработки просто устанавливать на типовую «1С:ERP». Уже на этапе функционального моделирования, первом этапе автоматизации, мы сразу показывали систему с нашими доработками, без которых было сложно организовать по-настоящему эффективную работу предприятия.

         Наши доработки связаны в основном со спецификой учёта, потому что у всех помимо налогового законодательства есть дополнительное законодательство, которое предъявляет опредёленные требования. И ситуация такова, что очень часто мы вынуждены запускать на предприятиях в первую очередь регламентированный учёт без модуля оперативного [производственного] учёта. [Это связано с тем, что регучёт нужно запустить «здесь и сейчас» или нет средств или времени на полный комплексный запуск системы, бывает также, что предприятия уже получили негативный опыт внедрения и теперь, обжегшись, хотят получить проверенное и надёжное решение, пусть даже и типовое.] А надо понимать, что ERP ориентирована на то, что в ней все первичные документы вводятся на местах, работают склады, сотрудники производства и так далее, что у нас есть спецификации. И когда ничего этого нет, то запустить отдельно регламентированный учёт бывает проблематично.

         Соответственно, общепринятое и с точки зрения порядка правильное внедрение «1С:ERP» – это, конечно же, сначала внедрение оперативного контура, а далее уже на его основе – бухгалтерского и регламентированного учёта. Но, к сожалению, бывают такие ситуации, нужно внедрить регучёт «здесь и сейчас». У предприятия нет ресурсов, нет времени на то, чтобы запустить комплексный проект. И наше предложение – как раз для таких случаев.

         Основа экстренного внедрения типового регучёта – это типовая функциональная модель плюс наша база с набором доработок. Функциональное моделирование готово условно на 80%, доработки потребуются, но они будут незначительными. Вообще глобально функциональное моделирование – длительный и дорогостоящий этап проекта. В ходе него определяются подразделения, которые подлежат автоматизации. По каждому из них определяется список процессов, а по каждому процессу определяются требования. Далее создаётся контрольный пример, демонстрируется. Условно: мы приходим, говорим «там склады, вы будете работать вот так, будете получать вот такие печатные формы». В рамках экстренного проекта внедрения типового регламентированного, бухгалтерского, налогового учёта в «1С:ERP» мы пропускаем значительную часть этого этапа, сводим его к минимуму.

       Почему возможно экстренное внедрение регламентированного учёта в «1С:ERP»?

         Первое: такое внедрение возможно, поскольку процессы регламентированного, раздельного учёта точно описаны, понятны, определены законодательно, и здесь сложно придумать что-то уникальное. Даже с учётом того, что на каждом заводе есть какие-то свои отдельные нюансы, всё равно 90% процессов для нас ясны.

         Второе: поскольку мы сейчас ведём речь о переходе именно с «1С:УПП», можно отметить, что планы счетов в старой и новой системах похожи, терминология, логика программ похожи, и когда специалисты видят всё это в «1С:ERP», то шок и паника, привычные для знакомства с новой системой, быстро проходят. Первое время может смущать непривычный интерфейс, но справочники в ERP называются плюс-минус одинаково, документы тоже похожи. Соответственно, именно с интерфейсом, обучением работе в новой системе работа идёт легко, таких ситуаций, когда люди говорят «нет, совсем ничего не удобно, мы не можем здесь работать», практически не бывает, и это облегчает нам жизнь.

         Третье: поскольку основа – это типовая функциональная модель, то в ней мы обеспечиваем упрощённый учёт. То есть в этом случае мы не описываем производства, у нас нет резервирования, нет заказов на перемещение схем обеспечения. У нас есть список операций, которые позволяют сдавать отчётность, вести регламентированный и раздельный учёт. То есть мы полноценно закрываем вопросы с учётом.

       Из чего состоит функциональная модель регучёта в «1С:ERP»?

         Функциональная модель состоит из трёх блоков. Первый – это описание нормативов, то есть описание справочников, второй – это шаблоны по разделам учёта: то есть – учёт, шаблоны операций по разделам учёта. И третий блок – это печатные формы отчёта, которые пользователи увидят заранее, а не после начала работы в программе.

         В функциональную модель входит 10 базовых справочников, которые являются основополагающими. Для нас важно, как вы будете их использовать, какие настройки будете в них устанавливать. Соответственно, мы «пишем» обязательные настройки в этих справочниках и, плюс, рекомендованные, которые на учёт не повлияют. Дополнительно мы ещё описываем функциональные опции, настройки учётной политики, всё, что вы должны включить в системе для того, чтобы она заработала по нашему шаблону, по нашей модели. Помимо справочников предоставляем шаблоны операций.

         Все разделы учёта поделены на блоки, которых около 100. Блок включает в себя условно учёт производственных запасов, начисление резервов, учёт основных средств, затрат. Причём затраты поделены на более мелкие, потому что это довольно сложный процесс.

         От предприятия потребуется распределить ответственность между сотрудниками, определить, кто будет вносить ту или иную информацию. Пользователь получит операции, действия в системе, проводки, печатную форму. В данном случае мы предполагаем только те ситуации, с которые у нас наиболее часто встречаются на предприятиях. Соответственно, в том случае, если у вас на предприятии есть какие то специфичные хозяйственные операции, и вы, например, не нашли их в шаблонах, то мы их разбираем на этапе промышленной эксплуатации, на этапе адаптации функциональной модели.

       Адаптация функциональной модели экстренного внедрения регучёта

         Адаптация функциональной модели занимает примерно месяц. Мы выдаем предприятию базу с наработками и с примерами. Примеры, которые описаны в шаблонах, будут внесены в базу. Дальше мы выдаём документ «Типовая функциональная модель», даём инструкции, вместе со специалистами предприятия мы определяем 3-4-х ключевых пользователей, которые будут с этим документом работать.

         Среди этих пользователей обязательно должен быть руководитель более-менее высокого звена. Потому что даже при том, что учёт В «1С:УПП» в «1С:ERP» похож, но возможно на предприятии придётся перераспределить ответственность в связи с тем, что местами в том, что касается заказов клиентов и так далее, придётся вносить несколько большее количество информации. Соответственно, руководитель должен работать с другими подразделениями, чтобы договариваться с ними. Возможен такой вариант: вы будете вносить изменения в служебные записки на открытие справочников и так далее.

       Итак, определили рабочую группу, приступили к обучению работе в «1С:ERP»

         Обучение короткое, занимает, наверное, день. Мы предполагаем, что люди работали с «1С:УПП», и нам необходимо рассказать им об основных базовых отличиях, чтобы специалисты понимали терминологию: что имеется в виду под номенклатурными группами, например. Дальше рабочая группа начинает прорабатывать полученную модель. В этот момент мы, естественно, никуда не уходим, отвечаем на вопросы и контролируем правильность работы в системе. Раз в неделю мы проводим летучки и отслеживаем прогресс, потому что предполагаем, что условно в неделю специалисты проработают 15-20 шаблонов операций: откроют, посмотрят, посмотрят в базе, определят, что делает тот отдел, что этот. Если обнаруживается, что нет какой-то отдельной специфичной операции, мы её вводим, объясняем, как работать.

         В итоге на выходе получается функциональная модель, заполненная ответственными. Это результат первого этапа. Дальше у нас начинаются доработки.

       Интеграция с конфигурацией «1С:ЗУП»

         В наше предложение входит интеграция с «1С:ЗУП». Если на предприятии уже используют систему «1С:УПП», «1С:ЗУП» или «1С:ERP», мы работу по переносу данных в неё полностью берём на себя, сами пишем эту интеграцию, шаблоны у нас уже есть. Соответственно, потом вам передаём обработки обмена.

         В случае, если на предприятии зарплатный учёт ведётся в каком-то другом виде, специфичная зарплата, то выдаём специалистам предприятия типовые шаблоны, в которые они выгружают 2 раза в месяц определённые данные в определённых форматах, и уже используя полученные данные мы готовим обработки.

         Типовой проект перехода на «1С:ERP» позволяет сдавать всю необходимую внешнюю отчётность по зарплатному, регламентированному, бухгалтерскому и налоговому учёту

         Мы, конечно, понимаем, в нашей системе минимальное количество необходимых доработок, и кастомизация системы в наше базовое предложение не входит. Понимаем также и то, что за годы работы специалисты предприятия накопили уже привычные печатные формы, отчёты и так далее, многих из которых в новой ERP-системе не будет. Но нужно понимать, что система позволяет вести как регламентированный, так и раздельный учёт. И собственно, предприятия, которые у нас переходили на «1С:ERP» на 99% пользуются типовыми печатными формами и типовыми отчётами. Да, возможно, они поначалу непривычные, может быть, менее удобные, чем те, которые писали под специалистов учёта программисты, но сдать отчётность они позволяют. Наши заказчики, совершившие экстренный типовой перевод регламентированного, бухгалтерского, налогового, зарплатного учёта, могут это подтвердить.

         К тому же у нас открытый код, мы ничего не прячем, не закрываем возможность для дальнейших доработок системы, включая наши доработки. В них можно вносить любые изменения, которые пожелают специалисты, но, как показала практика, большинство отчётов, если не идти на поводу запросов, пользователи осваивают в течение 2-3 недель, и потом продолжают ими пользоваться. Случаются, конечно, ситуации, когда приходится кодировать, но это относительно редкий случай.

       Доработки, входящие в «1С:ERP»

         Теперь про доработки, которые входят у нас в решение автоматическое создание производственных документов без спецификации. Для чего мы их сделали? Как мы уже говорили, что нам часто приходится запускать регламентированный учёт без производства, спецификаций, которых у предприятия нет в автоматизированном виде. Со сложными производственными процессами, документами стандартно работают производственники, а не бухгалтера, в связи с этим бухгалтерам с этими документами сложно работать и сложно их создавать.

         Чтобы избавить специалистов от этих трудностей, мы обеспечили автоматическое создание всей цепочки производственных документов, которые необходимы нам для расчёта себестоимости, для управления затратами, но без планирования, т.е. в упрощённом виде, с минимально необходимым набором реквизитов – это первая доработка. Причём эту доработку можно будет отключить, после того, как на на производстве предприятия запустят оперативный учёт, и тогда документы создаваться не будут создаваться автоматически, этим займутся специалисты на производстве.

         Вторая доработка – исторически данные по отчётам гособоронзаказа. На предприятии сдают их в течение всего периода работы, пока не закроют спецсчёт, и эти данные должны остаться в распоряжении специалистов. Соответственно, мы сделали доработку, которая позволяет это сделать. Она представляет собой отдельный регистр, куда загружаются исторические данные, необходимые при заполнении отчётов по гособоронзаказу и позволяют сдавать отчётность.

         Третья доработка – отчётность по «незавершёнке» (НЗП). Как показывает практика, использование нашей доработки нравится специалистам больше, чем типовой вариант, поскольку она более наглядная, позволяет проводить план-фактный анализ по статьям калькуляции, видеть все отклонения и так далее.

         Четвёртая доработка – распределение зарплаты по заказам. У каждого завода ситуация уникальная. На некоторых предприятиях распределение зарплаты по заказам совершается в той же базе, в которой рассчитывается зарплата, на других она делается в производственной базе. Её также можно делать с помощью нашей доработки, которая представляет собой комплект документов, и позволяет вводить часы, номера заказов, распределять зарплату либо по подразделению в целом, либо по каждому сотруднику. К слову, есть предприятия, которые распределяют зарплату по каждому сотруднику 2 раза в месяц, чтобы получить более точное распределение. Необходимый для этого функционал есть. Мы также подключаем сложные базы распределения плюс ограничение на расходы. Это тоже доработки, которые мы передаём, поскольку ограничения накладных расходов есть у всех и типовыми средствами справиться с этой задачей непросто. Сейчас с помощью нашей доработки можно обеспечить как периодическое ограничение накладных расходов отдельно по каждому контракту на каждый период, так и по предприятию в целом. То есть там у нас уже есть ограничение плановых расходов, накоплена большая библиотека по ограничению расходов, плюс сложная база распределения, которая позволяет манипулировать распределением. К примеру, если мы не хотим, чтобы у нас какие-то накладные расходы распределялись на какие-то заказы, а, например, чтобы распределялись только на коммерцию и не распределялись на НИОКР, то доработка предоставляет такую возможность.

        Ещё одна доработка – функционал для переноса незавершенного производства между заказами.

        ! Все доработки у нас не глобальные, они не распространяются на типовой расчёт себестоимости и представляют собой дополнительные аналоги типовых документов и на типовую функциональность не влияют, но помогают создать возможности для быстрой удобной работы по ведению учёта.

       Сколько занимает подготовка интеграции «1С:ЗУП»?

        На интеграцию «1С:ЗУП» мы закладываем 2 месяца. Этот период мы закладываем на тот случай если специалистам предприятия потребуется время на подготовку выгрузки данных в формате тех шаблонов, которые мы предоставляем. В течение 2 месяцев готовятся данные по рассчитанной зарплате и так далее, те, которые мы потом будем загружать.

       Настройка прав

        Настройка прав выполняется следующим образом: на предприятии между специалистами распределяют ответственность за работу на определённых автоматизированных участках согласно предложенной нами функциональной модели. После этого мы регулируем в системе, кто и к каким документам имеет доступ, имеет право просматривать, редактировать. Документ о распределении ролей подлежит обязательному утверждению. Поскольку в нём может быть закреплено перераспределение ролей, ответственности, желательно его утвердить приказом, чтобы позже на запуске системы ERP не было вопросов «почему я должен это делать»?

       Для чего нам нужно заглянуть в базу данных предприятия?

        До того, как начать переносить в новую систему подготовленные данные, мы должны проанализировать вашу базу. Поскольку предприятие работает, скорее всего, не один год, система, в которой работали специалисты, как и любая сложная система, со временем накапливает различные ошибки, какие-то проблемы. Нам нужно проверить, что проводки совпадают с регистром, потому что основные данные, которые нам нужны, хранятся в регистрах, и проводки уже финальные, а из регистра нам нужно будет переносить детальные данные. Поэтому мы должны сначала убедиться, что всё, что нужно, совпадает, должны проверить учёт, нет ли там отрицательного количества на складах.Всё это мы проверяем, анализируем и дальше смотрим, что у нас с раздельным учётом, заполнена ли аналитика, сделаны ли доработки, которые позволяют нам безболезненно перенести договора, поделены ли склады между контрактами, и готов ли раздельный учёт? Если что-то не готово для быстрого переноса, мы должны вместе со специалистами предприятия договориться, что с этим делать, составить план, как мы будем это делать, и дать инструкции по подготовке остатков к переносу. Дальше, соответственно, если это будет, например, в той же базе добавлен реквизит, нужно будет заполнить номер договора с поставщиками, номер контракта. Уже на входе нам нужно, чтобы данные по контрактам были заполнены, чтобы запустить раздельный учёт. На подобные действия уходит 2 месяца.  

       Обучение работе в ERP-системе

        Обучение у нас занимает примерно 2 недели, и больше не надо, потому что пользователи приступают к работе в новой системе автоматизации почти безболезненно. Хотя в интерфейсе «1С:УПП» и «1С:ERP» есть различия, в принципе логика документооборота похожа.

        Обучение проходит очно или заочно – на выбор. Предпочтительно очное обучение: людям проще осваивать новую информацию, знания, когда есть такой вид контакта с преподавателем. Для очного формата нужно будет организовать класс с компьютерами, проектором.

       Перенос остатков в «1С:ERP»

        Мы подготовили данные и приступаем к переносу, который занимает 3,5 месяца. Этот период может быть короче или длиннее, что зависит от предприятия. Сначала выполняется первая часть переноса. В него может войти перенос только справочников, либо справочников и остатков, чтобы у предприятия было что списывать. Когда мы подготовились к переносу остатков, мы с предприятием договариваемся, что будем переносить, и совершаем его по мере готовности. 3,5 месяца – обычно это максимум. Перенос может быть проведён несколько раз: если специалисты на предприятии вдруг что-то напутали, мы можем перенести ещё раз.

       Последний этап: ОПЭ

        И последний этап – это опытно-промышленная эксплуатации системы «1С:ERP». Он самый важный. Когда пользователи начинают работать в системе, на предприятии находится один или два консультанта, которые помогают, отвечают на вопросы, исправляют какие-то вещи, которые, не вошли в функциональную модель, а такие обязательно будут, потому что функциональная модель не может охватить 100% всех задач. Наши сотрудники будут показывать, как и что отражать в системе отразить, помогать формировать отчёты, закрывать периоды. То есть первый месяц мы обычно закрываем вместе со специалистами завода и, соответственно, смотрим, анализируем, что и как работает. А уже второй, третий месяцы специалисты предприятия закрывают вы сами с нашей помощью. В наше предложение входит сдача отчётности за один квартал. То есть если мы стартуем в январе, то – за первый квартал, то есть – с того квартала, с которого стартовали. Мы не просто обучаем, даём документы и оставляем наедине с новой системой, а сдаём отчётность, регламентированный учёт за 3 месяца и плюс квартальную отчетность.

        С вопросами и ответами по внедрению типовой функциональной модели с минимальными доработками, которые были заданы на встрече, можно ознакомиться в видео.